Qué os aplica aunque seáis cuarenta, qué papeles hacen falta y qué parte de todo esto se puede dejar resuelta de una vez.
En cuanto tienes una lista con los nombres, los teléfonos y las cuentas bancarias de tus socios, estás tratando datos personales. Da igual que seáis cuarenta y que no cobréis nada: la ley es la misma para vosotros que para una empresa, aunque lo que se os exige sea bastante menos.
Lo que suele pasar en una asociación no es que se haga mal a propósito. Es que nadie sabe por dónde empezar, se deja para más adelante, y el día que alguien pregunta no hay ni un papel.
Es el documento del artículo 30 del RGPD y es el primero que os van a pedir. Consiste en tener escrito qué datos guardáis, para qué, cuánto tiempo y a quién se los dais: al banco para los recibos, a la federación para las licencias, a la aseguradora.
SociWeb lo redacta a partir de lo que tengas activado. Si no usas la tienda, no aparece el tratamiento de pagos; si no mandas correos masivos, no aparece el de comunicaciones. Lo lees, lo apruebas la junta y lo tienes. No es una plantilla en blanco de esas que se descargan y se quedan a medio rellenar.
La foto del equipo en la web, el vídeo de la cena, el grupo de la excursión. Es lo que más problemas da y lo que peor se lleva, porque el consentimiento se pide de palabra y luego no hay manera de saber quién dijo que sí.
Aquí el consentimiento de imagen va en la ficha del socio, con su fecha, y se pide en el alta. Si es menor, lo firma quien tenga que firmarlo. El día que alguien pida que quiten una foto, sabes quién había dicho que sí y cuándo.
Borrar a un socio de golpe no se puede: sus cuotas de 2019 forman parte de vuestra contabilidad y esa contabilidad hay que guardarla años. Y esconder la ficha en vez de borrarla no es cumplir, es disimular.
Lo que hace SociWeb es anonimizar. La persona desaparece —el nombre, el correo, el teléfono, el DNI, la foto— y el movimiento de dinero se queda sin dueño. Las cuentas del año siguen cuadrando y de esa persona ya no queda nada que la identifique. Eso es lo que pide la ley, y es lo que no se puede improvisar el día que llega la petición.
En tu servidor y en tu base de datos, dentro de tu propia web. Nosotros no tenemos copia ni acceso: no hay una nube nuestra por medio, así que no hay que explicar en el registro de tratamientos que los datos de vuestros socios viajan a un tercero, ni fuera de la Unión Europea.
La propia web comercial que estás leyendo hace lo mismo: la medición de visitas solo se enciende si dices que sí, y no hay ningún botón de redes sociales rastreando por el camino.
Y lo que hay que decir claro: esto no es asesoramiento legal. SociWeb os da las herramientas y os deja los documentos redactados, pero de cómo tratáis los datos respondéis vosotros. Si tenéis una duda seria —cámaras, datos de salud, un fichero heredado de hace veinte años— preguntad a alguien que sepa de esto.
Hay una demo con una asociación de ejemplo entera —socios, cuotas, eventos y área privada— y una versión gratuita que puedes instalarte hoy.
O escríbenos a info@sociweb.es y te decimos si esto te encaja. Si no te encaja, también te lo decimos.