Cobrar las cuotas por el banco, sin pelearte con el fichero

Cobrar las cuotas por el banco es lo que más tiempo ahorra y lo que más miedo da la primera vez. El banco no te pide una lista: te pide un fichero XML con un nombre que no dice nada, y si algo va mal te lo devuelve sin explicarte gran cosa.

Esto es lo que hay que saber, y lo que hace SociWeb para que salga a la primera.

Qué es exactamente una remesa

Un adeudo directo SEPA es el recibo domiciliado de toda la vida. Tú le mandas al banco un fichero con todos los cobros del periodo y el banco los carga en la cuenta de cada socio el día que le dices.

Ese fichero tiene un formato fijo: pain.008.001.02, que en la banca española es la norma 19-14, modalidad CORE. Dentro va tu entidad como acreedora y, por cada socio, su IBAN, el importe, la referencia del recibo y la fecha de cargo. SociWeb lo genera entero: tú descargas el fichero y lo subes a tu banca electrónica.

Lo que hace falta antes del primer envío

• Un identificador de acreedor. Te lo da tu banco y es de la asociación, no de la persona que lo tramite. Sin él no hay remesa que valga.
• Un mandato firmado por cada socio. Es el papel donde autoriza que le cobréis en su cuenta. En las altas por la web el socio lo firma en la pantalla y queda guardado con su fecha, que es lo que te van a pedir si algún día alguien reclama.
• Saber quién paga. No siempre paga el socio: en un club infantil paga el padre o la madre, y a veces una sola persona paga por tres hermanos. Por eso los pagadores van aparte de los socios, con su propio IBAN.

Primeras y recurrentes: por dónde se rompen las remesas

La primera vez que le cobras a alguien, ese recibo va marcado como FRST. A partir de ahí, RCUR. Mezclar los dos tipos en el mismo bloque del fichero es una de las cosas por las que un banco te devuelve la remesa entera, y descubrirlo a mano es una tarde perdida.

Cómo es en la práctica

1. Generas las cuotas del periodo. Cada socio con su tarifa, su sección y lo que tenga: descuento familiar, exención, media temporada.
2. Revisas antes de nada. Quién no tiene mandato, quién tiene un IBAN raro, quién está exento. Nada se manda a ciegas.
3. Creas la remesa y descargas el fichero. Con su fecha de cargo.
4. Lo subes a la banca electrónica y ya está. El resto lo hace el banco.

Cuando un recibo vuelve

Volverán. Siempre hay una cuenta cerrada o alguien que se olvidó de avisar del cambio de banco. El recibo devuelto se anota con sus gastos, si vuestras normas dicen que los gastos los paga el socio, y esa persona pasa a estar al corriente o no en su ficha. Cuando entra en el área privada ve lo que debe, con un enlace directo a lo que tiene pendiente, y no hay que perseguir a nadie por teléfono.

Lo que suelen preguntarnos